Es posible seguir haciendo facturas en papel, pero con muchas limitaciones. La legislación española permite la facturación en papel solo en determinados casos concretos. Sin embargo, el uso de la factura en formato digital y la factura digitalizada está cada vez más extendido y será obligatorio en muchos sectores a partir de 2026.
La factura tradicional pierde protagonismo frente a la digital por cuestiones legales, de trazabilidad y por la entrada en vigor de sistemas como Verifactu.
Esto afecta especialmente a autónomos y pequeños negocios, que deben adaptar su forma de facturar para evitar errores, sanciones y pérdidas de control en su gestión.
Indaguemos sobre si se puede seguir utilizando facturas en papel, qué dice la normativa, qué tipos de factura existen y cómo dar el paso hacia la facturación digitalizada de forma fácil y sin complicaciones.
Factura en papel vs. factura digital: ¿qué ha cambiado en 2025?
Desde 2025, España acelera la transición hacia la facturación electrónica obligatoria, en cumplimiento con el reglamento técnico del sistema Verifactu y la Ley Antifraude (Ley 11/2021).
Aunque la factura en papel no ha sido eliminada por completo, su uso ha quedado restringido a supuestos muy concretos y empieza a generar más obstáculos que ventajas.
El auge de la factura en formato digital y la facturación digitalizada responde a un doble impulso: por un lado, la necesidad de modernización y control fiscal; por otro, la eficiencia operativa que ofrece a autónomos y pymes. Según datos de SERES (Informe de la Factura Electrónica en España 2024), el 91 % de las empresas que ya han digitalizado su facturación reconocen haber reducido errores y ganado tiempo de gestión.
¿Qué es una factura tradicional en papel?
Una factura tradicional en papel es un documento impreso o manuscrito que contiene todos los datos requeridos por la Agencia Tributaria. Ha sido el método más habitual de facturación durante décadas, especialmente entre autónomos, microempresas y negocios locales.
Su validez legal se mantiene siempre que cumpla con los requisitos del artículo 6 del Reglamento de Facturación (RD 1619/2012). Sin embargo, desde la entrada en vigor de la Ley 11/2021, su uso está condicionado por el tipo de operación, el volumen de facturación y la obligación de trazabilidad en tiempo real.
Los principales problemas que presenta hoy este formato son:
- Imposibilidad de conexión con Hacienda en tiempo real.
- Mayor propensión a errores manuales y duplicidades.
- Dificultades para almacenar, conservar y recuperar facturas.
- Riesgo de sanción si no se archiva correctamente durante los 4 años exigidos por ley.
¿En qué consiste una factura en formato digital?
Una factura en formato digital es aquella que se emite, recibe y almacena electrónicamente, cumpliendo con los requisitos legales de autenticidad, integridad y legibilidad.
Existen dos formas principales de facturación digital:
- Factura electrónica estructurada (como Facturae o XML): permite su integración directa con software y plataformas oficiales. Es el formato exigido por la Administración Pública desde 2015 (Ley 25/2013).
- Factura digital no estructurada (PDF con firma electrónica o envío digital): más común en autónomos y pymes, también válida si se garantiza su autenticidad.
A diferencia de una factura en papel escaneada (considerada factura digitalizada), una factura electrónica se genera nativamente en digital, tiene trazabilidad automatizada y, desde la implantación progresiva de Verifactu, puede enviarse directamente a la Agencia Tributaria desde tu software de facturación como Cegid Contasimple.
Dato clave: En España, más de 3.000 millones de facturas se emiten al año. Digitalizar este volumen reduce drásticamente la carga administrativa. La CNMC estima que la factura electrónica puede ahorrar hasta €4,78 por factura emitida frente al formato papel.
Diferencias clave entre la facturación en papel y la facturación digitalizada
Es súper importante tener en cuenta las diferencias principales entre ambos formatos, según los criterios legales, operativos y tecnológicos:
| Aspecto | Factura en papel (tradicional) | Factura digitalizada o electrónica |
| Emisión | Manual o con plantillas imprimibles | Automática mediante software |
| Formato | Físico (impreso o manuscrito) | Electrónico (PDF, XML, Facturae) |
| Legalidad | Permitida en supuestos concretos | Obligatoria en muchos casos desde 2025 |
| Trazabilidad | Muy limitada | Completa, en tiempo real |
| Conservación | Requiere archivo físico 4 años | Almacenamiento seguro en la nube |
| Errores frecuentes | Duplicidades, omisiones, ilegibilidad | Detección automática y validación |
| Compatibilidad con Verifactu | No compatible | Totalmente compatible y automatizada |
| Impacto medioambiental | Alto (uso de papel, tinta, envío físico) | Cero papel, sostenible |
La factura digitalizada (una copia escaneada de la factura original en papel) no equivale a una factura electrónica válida si no cumple con requisitos como la firma digital y el formato estructurado. Es un error común que puede derivar en problemas de conservación y sanciones tributarias.
¿Se pueden seguir emitiendo facturas en papel en España?
A día de hoy, la emisión de facturas en papel sigue siendo legal en determinados supuestos, pero su uso está cada vez más limitado. El marco legal español y europeo apunta hacia la obligatoriedad progresiva de la factura electrónica, especialmente con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece y el sistema Verifactu.
Este proceso afectará a todas las operaciones entre empresarios, autónomos y sociedades, con plazos distintos según el tamaño del negocio.
Qué dice la normativa actual sobre la facturación en papel
La normativa vigente en España permite actualmente emitir facturas en papel siempre que se cumplan dos condiciones clave, recogidas en el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012):
- Que la persona destinataria acepte ese formato.
- Que se garantice la autenticidad del origen, la integridad del contenido y su legibilidad.
Además, la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) establece que todas las empresas y autónomos deberán usar la factura electrónica en sus operaciones B2B. Los plazos de implantación son los siguientes:
- Empresas con facturación > 8 millones €
- Resto de autónomos y pymes
Por tanto, el uso de la factura en papel está en proceso de desaparición obligatoria, especialmente en el ámbito profesional.
Casos concretos en los que aún es válida la factura de papel
Aunque está en retirada, la factura tradicional en papel sigue siendo válida en algunas situaciones concretas, por ejemplo:
- Operaciones entre empresas y consumidores finales (B2C) sin obligación de usar factura electrónica.
- Profesionales o autónomos que facturan de forma esporádica o a clientes que no aceptan la digital.
- Ámbitos sin conectividad digital suficiente o sin obligación formal aún en vigor.
- Casos en los que se emite una factura simplificada (ticket) en papel por importe menor a 400 €.
Incluso en estos supuestos, se recomienda transitar hacia sistemas digitales que garanticen trazabilidad, control y reducción de errores.
¿Cuándo es obligatorio usar la factura electrónica?
La factura electrónica será obligatoria en los siguientes casos:
- Desde 2015, en toda contratación con la Administración Pública.
- A partir de 2026, en todas las operaciones entre autónomos, pymes y empresas (B2B).
Además, Hacienda podrá exigir, mediante resolución, la obligación de remitir en tiempo real todas las facturas emitidas, con firma digital, código QR y trazabilidad absoluta.
Nota: La emisión de facturas en papel dejará de ser legal en esos casos, salvo que se emitan en paralelo con la versión electrónica válida.
Tipos de factura y sus formatos admitidos legalmente
La legislación española reconoce distintos tipos de factura con sus respectivos formatos admitidos. Esta distinción es clave para saber si se puede emitir en papel, si debe ir digitalizada o si es obligatorio un formato estructurado.
Factura completa, simplificada y rectificativa: ¿qué formatos puede tener cada una?
Según el artículo 6 del Reglamento de Facturación, existen tres tipos principales:
- Factura completa: obligatoria en la mayoría de operaciones B2B. Puede emitirse en papel o digital, pero deberá garantizar autenticidad e integridad.
- Factura simplificada: se permite en operaciones por importe inferior a 400 € (o hasta 3.000 € en sectores específicos como hostelería, comercio al por menor, parkings…). Puede emitirse en papel o digital.
- Factura rectificativa: se usa para corregir errores en facturas anteriores. Puede emitirse en el mismo formato que la original, pero debe incluir la palabra “rectificativa” y los datos corregidos.
Todos estos tipos pueden generarse legalmente en papel, siempre que no exista una obligación concreta de emitir en formato digital (como en contratos públicos o, próximamente, entre empresas).
Factura digital vs. factura en papel según el tipo de operación
El formato de la factura depende principalmente del tipo de operación y de la relación entre emisor y receptor:
| Tipo de operación | ¿Factura en papel permitida? | ¿Factura digital obligatoria? |
| Autónomo a particular (B2C) | Sí, si el cliente lo acepta | ❌No obligatoria aún |
| Autónomo a empresa (B2B) | Permitida solo hasta Ley Crea y Crece | Obligatoria desde 2025 |
| Factura con AAPP | No | Sí, desde 2015 |
| Factura simplificada | Sí, en papel | También válida en digital |
| Venta online con automatización | Desaconsejada | Requiere facturación electrónica |
Este cambio implica que muchos negocios deberán revisar sus hábitos de facturación y apostar por un sistema adaptado al nuevo marco normativo.
¿Puedo guardar una factura en papel escaneada como válida?
No siempre. Escanear una factura emitida en papel no convierte ese documento en una factura electrónica válida a efectos legales.
La factura escaneada se considera una factura digitalizada, pero para que tenga validez ante Hacienda debe cumplir lo siguiente:
- Ser una copia fiel y legible del original.
- Estar custodiada digitalmente durante al menos 4 años.
- Haber sido digitalizada mediante proceso certificado (esquema de digitalización homologado por la AEAT, artículo 7 del RD 1619/2012) si se desea destruir el original.
En resumen: solo una factura generada originalmente en digital puede considerarse electrónica, con todas las garantías exigidas por la normativa.
Una factura en papel escaneada puede ser útil para consulta interna, pero no sustituye a la obligación legal de conservación del original, salvo que se utilice un sistema homologado.
Los riesgos de seguir usando facturas en papel en plena era digital
Mantener la facturación tradicional en papel en 2025 no solo implica ir a contracorriente, sino asumir una serie de riesgos legales, fiscales y operativos que pueden comprometer la estabilidad del negocio. A estas alturas, la digitalización no es solo una mejora: es una necesidad impuesta por la normativa y por la propia dinámica empresarial.
Pérdida de documentos, errores y sanciones
El uso de facturas en papel conlleva múltiples riesgos documentales:
- Pérdida o deterioro físico del documento, lo que impide su consulta en inspecciones o auditorías.
- Errores manuales en la emisión, cálculo de impuestos o numeración.
- Duplicidades o falta de control, sobre todo en negocios con volumen medio-alto.
Estos errores pueden derivar en sanciones por parte de la Agencia Tributaria. Según el artículo 201 de la Ley General Tributaria, la falta de conservación adecuada de las facturas puede conllevar multas de hasta 150 € por factura o sanciones proporcionales al importe facturado.
Además, en procesos de justificación de subvenciones o trámites bancarios, una factura en papel sin trazabilidad digital puede ser considerada insuficiente.
Incompatibilidades con los nuevos sistemas como Verifactu
La entrada en vigor de Verifactu —el nuevo sistema estatal para garantizar la trazabilidad e integridad de las facturas— supondrá un cambio radical en la forma de facturar de todos los autónomos y empresas. Las facturas en papel no podrán integrarse con este sistema salvo que se emitan en paralelo con una versión electrónica oficial. Por lo tanto, sería un gran paso en todo negocio y proyecto, apostar al 100% por eliminar la factura en papel y centrarse en la digital para no duplicar tareas y perder tiempo innecesario.
El objetivo de Verifactu es que todas las facturas generadas:
- Sean inalterables.
- Tengan un código QR único.
- Se remitan automáticamente a la Agencia Tributaria en tiempo real.
Ninguna de estas condiciones puede cumplirse con facturación en papel. Por tanto, insistir en este modelo podría suponer una ilegalidad futura e impedir a autónomos y pymes acceder a contrataciones o licitaciones donde se exija cumplimiento normativo actualizado.
¿Tiene sentido mantener la facturación tradicional hoy en día?
A nivel operativo y económico, la facturación en papel ya no es eficiente:
- Impresión, archivo y envío postal suponen un coste directo que se multiplica en el tiempo.
- La gestión manual ralentiza procesos clave como la contabilidad, la declaración de impuestos o la conciliación bancaria.
- No permite análisis de datos ni toma de decisiones en tiempo real.
Ventajas de digitalizar tu facturación como autónomo o pyme
La facturación digital no solo permite cumplir con la ley, sino que libera tiempo, reduce errores y aporta calma en la gestión. Para autónomos y pequeños negocios, dar este paso es más fácil que nunca, y los beneficios se notan desde el primer día.
Control, orden y acceso inmediato desde cualquier dispositivo
Uno de los beneficios más valorados de la factura en formato digital es la posibilidad de consultar el estado de la facturación en cualquier momento y lugar.
- Acceso desde móvil, tablet u ordenador.
- Paneles de control con facturas emitidas, pendientes y cobradas.
- Alertas automáticas para vencimientos o cobros.
- Conservación segura en la nube durante los años exigidos por ley.
Esto permite tener una visión completa y actualizada del negocio, algo imposible de lograr con carpetas físicas llenas de facturas en papel, que nos ocupan mucho espacio y son un lastre.
Reducción de errores y cumplimiento normativo automático
Emitir una factura digital con herramientas como Cegid Contasimple garantiza que:
- Todos los campos obligatorios estén presentes.
- El cálculo de impuestos sea correcto.
- El número de factura sea correlativo y sin saltos.
- Se aplique la normativa vigente (modelo Verifactu, firma electrónica, etc.).
Así se evita el error humano y se asegura el cumplimiento automático con la Agencia Tributaria, incluso ante cambios normativos.
Ahorro de tiempo y tranquilidad en la gestión
Una vez digitalizada, la facturación se convierte en un proceso casi invisible: rápido, seguro y sin papeleo.
Los autónomos ganan tiempo que pueden dedicar a su negocio real, no a la gestión.
Según datos de PwC España, digitalizar procesos administrativos puede suponer un ahorro de hasta 120 horas anuales por autónomo solo en tareas de facturación, archivo y revisión manual.
Y más importante aún: reduce el estrés y la posibilidad de cometer errores que deriven en sanciones o retrasos de cobro.
Cómo dar el salto de la factura tradicional a la factura digitalizada sin complicaciones
Cambiar de la facturación tradicional a una factura digitalizada es más sencillo de lo que parece. No se trata solo de cumplir con la ley, sino de transformar la forma de gestionar el negocio, ahorrar tiempo y evitar errores que pueden costar dinero y tranquilidad.
Pasos sencillos para digitalizar tu facturación
Digitalizar la facturación en papel implica adoptar un sistema que permita emitir, recibir, almacenar y consultar facturas en formato digital. Los pasos clave para hacerlo sin complicaciones son:
- Revisar los tipos de factura que se emiten (completas, simplificadas, rectificativas) y comprobar qué formato es obligatorio.
- Seleccionar una herramienta – software homologada que permita crear y gestionar facturas digitales.
- Configurar correctamente los datos fiscales, series numéricas y condiciones de envío.
- Formar al equipo o familiarizarse con la interfaz del software (en el caso de autónomos).
- Establecer un sistema de archivo digital legal, cumpliendo los requisitos de conservación durante 4 años.
- Automatizar los procesos de envío y registro, en especial para cumplir con normativas como Verifactu.
Con estos pasos, es posible pasar de la factura en papel a una gestión 100 % digital sin parones ni riesgos.
Herramientas recomendadas para facturar sin errores ni papeleo
No todas las soluciones de facturación están adaptadas a las necesidades reales de autónomos y pequeños negocios. Lo ideal es utilizar herramientas que combinen:
- Emisión de facturas en formato estructurado (digital).
- Control visual del estado del negocio.
- Gestión de gastos e impuestos.
- Archivo automático y seguro de documentos.
- Compatibilidad con Verifactu y la Ley Antifraude.
Según el Observatorio de Digitalización de Pymes (Red.es, 2024), el 72 % de los negocios que usan software de facturación específico reducen su carga administrativa a la mitad en menos de 6 meses.
Preguntas frecuentes sobre la facturación en papel y digital
¿Puedo seguir haciendo facturas en papel si soy autónomo?
Sí, pero solo en casos concretos. Un autónomo puede seguir emitiendo facturas en papel siempre que el cliente lo acepte y no exista una obligación legal de emitir factura electrónica (como ocurre en operaciones B2B, con Administraciones Públicas o bajo Verifactu, que se tendrán que emitir con un software adaptado aunque se impriman en papel).
Desde 2025, este margen se irá reduciendo, y la recomendación es migrar cuanto antes a la factura en formato digital.
¿La factura en papel tiene la misma validez legal que la digital?
Ambas tienen validez legal si cumplen los requisitos del Reglamento de Facturación (RD 1619/2012). No obstante, la factura electrónica ofrece ventajas en cuanto a trazabilidad, almacenamiento y control normativo.
Además, en los próximos años, muchas operaciones ya no permitirán usar papel.
¿Qué tipos de factura están obligados a emitirse en formato digital?
Actualmente, todas las facturas a Administraciones Públicas, y progresivamente, las operaciones entre empresas y autónomos (según la Ley Crea y Crece) deben emitirse en formato digital estructurado. Esto afecta a:
- Facturas completas B2B.
- Rectificativas relacionadas con facturas electrónicas.
¿Puedo conservar mis facturas solo en papel o debo digitalizarlas?
Conservar solo en papel es legal, pero no recomendable. Si se pierden o se deterioran, pueden provocar sanciones.
Digitalizar las facturas en papel mediante escaneo no convierte el archivo en factura electrónica válida, salvo que se haga con un sistema homologado.
Por eso, lo más eficiente y seguro es emitir y conservar todo en formato digital desde el origen.
¿Cómo afecta la Ley Antifraude y Verifactu a la facturación en papel?
La Ley Antifraude (11/2021) obliga a utilizar software que garantice la integridad, conservación y trazabilidad de las facturas. Verifactu será el sistema que permita enviar cada factura a Hacienda en tiempo real.
Las facturas en papel no son compatibles con este sistema, por lo que dejarán de ser válidas para muchas actividades profesionales.
Conclusión: ¿merece la pena seguir con facturas en papel en 2025?
La respuesta es clara: no merece la pena seguir utilizando facturas en papel cuando existen soluciones digitales más rápidas, seguras y adaptadas a la ley.
Además del cumplimiento normativo, la facturación digitalizada permite tener el negocio bajo control, evitar errores, ganar tiempo y reducir el estrés.
Herramientas como Cegid Contasimple acompañan a autónomos y pequeños negocios en este proceso de forma sencilla y sin barreras técnicas.
Pasar del papel al digital es mucho más que una obligación: es una forma de ordenar el negocio, sentirse en control y trabajar con calma.
