Con la entrada en vigor del sistema Verifactu, los programas de facturación en España deben adaptarse para garantizar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de las facturas. Para ello, la Agencia Tributaria exige que los desarrolladores de software presenten una declaración responsable que acredite que su sistema cumple con los requisitos técnicos y legales establecidos en el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación.
Esta declaración no la presentan autónomos ni empresas directamente, pero les afecta de lleno: utilizar un software que no haya presentado la declaración responsable o que no garantice los registros de facturación adecuados puede suponer sanciones y problemas ante Hacienda.
Por eso, como usuario, es esencial saber qué implica esta declaración, cómo te protege frente a errores o fraudes, y qué debes exigir a tu proveedor de software. En este artículo te contamos en detalle qué es la declaración responsable de Verifactu, cómo funciona, qué cambios trae consigo en la declaración de facturas electrónicas y cómo puedes asegurarte de que estás cumpliendo con la normativa sin complicaciones.
Verifactu y el nuevo marco legal en la facturación
La implantación del sistema Verifactu marca un antes y un después en la forma en que los autónomos y pequeñas empresas deben gestionar sus procesos de facturación. Más allá del cumplimiento técnico, hablamos de una nueva cultura fiscal en el entornodonde las facturas electrónicas deben ser trazables, inalterables y estar perfectamente registradas. ¿Cuál es el nuevo marco en el que surge Verifactu y por qué es tan importante conocer sus implicaciones desde ya?
Qué es Verifactu y por qué nace este sistema
Verifactu es el nuevo sistema de control fiscal impulsado por la Agencia Tributaria para reforzar la transparencia en la facturación electrónica y combatir el fraude. Se quiere conseguir minimizar al máximo (o incluso eliminar) la economía sumergida en España. Para ello, registra como su principal objetivo garantizar que cada factura emitida por un negocio / autónomo esté registrada correctamente, sea inalterable y pueda trazarse desde su creación hasta su entrega o conservación. Para ello, establece un nuevo modelo de declaración de facturas basado en la integridad de los datos y la autenticidad del proceso.
Este sistema nace en el contexto de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, y se desarrolla en el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación, donde se establecen los requisitos que deben cumplir los registros de facturación en España. A partir de su aplicación, conceptos como inalterabilidad de facturas, trazabilidad de facturas o declaración responsable dejan de ser términos técnicos para convertirse en exigencias legales.
Cómo afecta Verifactu a autónomos y pequeñas empresas
La responsabilidad técnica de adaptarse a Verifactu recae en primera instancia en los proveedores de software. Pero los autónomos y pequeñas empresas deben asegurarse de utilizar herramientas que cumplan con el nuevo marco legal para que todo el ecosistema empresarial cumpla con la norma. Usar un software que no haya presentado la declaración responsable correspondiente puede suponer problemas serios ante Hacienda, especialmente si los registros generados no garantizan la trazabilidad ni la inalterabilidad de las facturas.
En la práctica, Verifactu obliga a elegir cómo se van a declarar las facturas electrónicas: enviándolas automáticamente a la Agencia Tributaria o bien conservándolas bajo un sistema que cumpla con los requisitos técnicos y haya sido debidamente registrado. Elegir correctamente el software que presenta su declaración responsable es una de las formas más eficaces de evitar errores y posibles sanciones a evitar en facturas.
Registros de facturación, trazabilidad e inalterabilidad: pilares clave
Verifactu se apoya en tres conceptos fundamentales: los registros de facturación, la trazabilidad y la inalterabilidad de las facturas. Los registros deben permitir comprobar que cada factura emitida no ha sido modificada ni eliminada. La trazabilidad garantiza que cada paso del proceso pueda seguirse digitalmente, desde su emisión hasta su archivo o envío. Y la inalterabilidad asegura que no puedan realizarse cambios sin dejar rastro y sin invalidar la integridad del documento.
Estas exigencias convierten al software de facturación en el verdadero protagonista del cumplimiento fiscal: si el sistema que usas no está adaptado, tu negocio no podrá garantizar la integridad de sus facturas ni cumplir con las condiciones que exige la declaración de facturas electrónicas bajo Verifactu.
Qué es la declaración responsable y cuándo debes presentarla
Entender bien qué es la declaración responsable de Verifactu es esencial para elegir con seguridad tu software de facturación a partir de ahora. ¡Evita y descarta cualquier herramienta o solución que no te muestre y garantice haber realizado la declaración responsable!
No se trata de un trámite opcional ni de una simple declaración formal: es el paso que garantiza que el sistema que estás utilizando cumple con Verifactu y protege a tu negocio ante Hacienda. ¿Qué implica exactamente, quién debe presentarla y qué papel juega en la forma en que vas a declarar facturas electrónicas?
Definición y objetivo de la declaración responsable
La declaración responsable es el documento que debe presentar el desarrollador o proveedor del software de facturación ante la Agencia Tributaria para acreditar que su sistema cumple con los requisitos técnicos exigidos por el Reglamento de Verifactu. Es decir, garantiza que las facturas generadas con ese software cumplen con los principios de integridad, trazabilidad e inalterabilidad.
Este documento es clave porque permite a Hacienda identificar si el sistema está preparado para enviar las facturas electrónicas automáticamente (modalidad Verifactu) o si solo garantiza los requisitos sin remisión directa. En ambos casos, la declaración responsable es necesaria para que el software pueda utilizarse de forma legal en la declaración de facturas.
Quién está obligado a presentarla
No son los autónomos ni las empresas quienes presentan la declaración responsable, sino los desarrolladores de software. La herramienta o aplicación que se utiliza para facturar. Es su obligación legal registrar ante Hacienda la modalidad de su sistema y que este, está optimizado para Verifactu: garantizar que los registros de facturación generados cumplen con todas las exigencias de la ley.
El papel del autónomo o pequeña empresa es elegir, asegurarse y confirmar que el programa que está utilizando ha presentado esta declaración y se encuentra homologado. De lo contrario, se expone a errores en la declaración de facturas electrónicas y posibles sanciones a evitar en facturas por uso de software no conforme.
Diferencia entre declarar facturas y enviarlas automáticamente a Hacienda
Con Verifactu existen dos opciones de cumplimiento. La primera es utilizar la modalidad del software que envía las facturas automáticamente a la Agencia Tributaria en el momento de su emisión. En este caso, el sistema se considera bajo modalidad Verifactu y permite la declaración de facturas sin intervención posterior.
La segunda es usar la que el software, sin enviar las facturas automáticamente, garantiza su inalterabilidad y trazabilidad mediante registros internos y codificación segura. En ambos casos, es obligatorio que el proveedor del software presente la declaración responsable, especificando la modalidad de funcionamiento.
El usuario final no tiene que presentar nada directamente, pero sí debe elegir una herramienta de facturación que cumpla con la normativa. Esa elección determinará cómo va a declarar facturas electrónicas y hasta qué punto está protegido frente a errores o inspecciones.
Declarar facturas conforme a Verifactu: lo que debes saber
La forma en la que se declaran las facturas electrónicas cambiará de manera decisiva con Verifactu. No es el usuario quien decide cómo cumplir: es el software quien debe demostrar que sus procesos son seguros, íntegros y auditables. La declaración responsable del proveedor es el elemento que determina si tu sistema puede o no operar legalmente. Es fundamental para poder avanzar en el proceso, identificar qué implica declarar correctamente, qué condiciones técnicas debe cumplir tu software y por qué la trazabilidad se convierte en la mejor defensa frente a errores y sanciones.
Qué implica declarar facturas electrónicas correctamente
Declarar facturas electrónicas correctamente no significa simplemente enviarlas a la Agencia Tributaria. Significa que esas facturas estén generadas por un software que ha declarado ante Hacienda su cumplimiento con Verifactu, ya sea en modalidad con envío automático o sin él. Sólo los sistemas con declaración responsable podrán garantizar que las facturas cumplen los estándares de seguridad exigidos: codificación única, integridad, trazabilidad e inalterabilidad de las facturas.
Si tu proveedor de software no ha presentado esta declaración, como sí es el caso de Cegid Contasimple, las facturas que emites pueden no tener validez a efectos de Verifactu, lo que pone en riesgo tus obligaciones formales y te expone a posibles sanciones a evitar en facturas.
Integridad de facturas e inalterabilidad: requisitos imprescindibles
Verifactu exige que las facturas electrónicas estén protegidas contra cualquier modificación. Por eso, la integridad de las facturas es uno de los pilares del nuevo sistema. Deben estar firmadas digitalmente o contar con mecanismos que permitan verificar que no han sido alteradas desde su creación. Además, la inalterabilidad de las facturas implica que cualquier cambio posterior deje un registro trazable e inviolable.
La Agencia Tributaria no aceptará facturas emitidas por sistemas que no garanticen estas condiciones. ¡Atento a esto! Por tanto, utilizar un software que ha presentado su declaración responsable es la única forma de asegurar que estos requisitos se cumplen. Ya ni hablemos de un Excel para facturar, que no tendrá ningún tipo de validez y que si aún es tu sistema, debes descartarlo cuanto antes.
La trazabilidad de las facturas como garantía frente a Hacienda
La trazabilidad de las facturas es la capacidad de seguir el rastro digital completo de cada documento desde que se crea hasta que se archiva o se remite. Esto incluye su numeración, versiones, correcciones y cualquier acción realizada sobre ella. La trazabilidad es lo que permite demostrar ante Hacienda que una factura no ha sido manipulada ni eliminada. Y que toda la facturación de tu negocio, sigue un orden cronológico y numérico optimizado.
Este seguimiento solo es posible si el sistema de facturación está preparado para registrar todos los eventos y conservar la información de forma segura. Esa garantía solo se obtiene si el software ha sido validado a través de la correspondiente declaración responsable.
Sanciones a evitar en facturas con la nueva normativa
Las consecuencias de trabajar con un software que no cumple con Verifactu no son menores. El autónomo o pyme no tiene que presentar directamente la declaración responsable, pero es responsable de utilizar un sistema que sí lo haya hecho. Evita los errores que pueden generar sanciones, qué tipo de incumplimientos se están vigilando y cómo prevenirlos desde el primer día.
Qué puede penalizar Hacienda si no cumples con Verifactu
La Agencia Tributaria podrá imponer sanciones si detecta que se están utilizando sistemas de facturación que no garantizan la integridad, trazabilidad o inalterabilidad de las facturas. Algunas de las infracciones más graves que afecta a la empresa o al autónomo incluyen:
- Uso de programas sin declaración responsable registrada
- Emisión de facturas con numeración manipulada o no correlativa
- Ausencia de registros de facturación completos
- Imposibilidad de verificar el origen, contenido o historial de una factura
Todas ellas pueden derivar en sanciones económicas y en la invalidez de las facturas afectadas, lo que repercute directamente en tu contabilidad y en la deducción del IVA.
Ejemplos de errores comunes al declarar facturas
Entre los errores más habituales que conviene evitar destacan:
- Utilizar un software que no ha actualizado sus condiciones técnicas ni ha emitido la declaración responsable.
- Emitir facturas sin los elementos exigidos por Verifactu (identificadores, estructura técnica, registro).
- Declarar facturas fuera de plazo o con datos no trazables.
- Conservar las facturas en sistemas que permiten su modificación sin registro de auditoría (por ejemplo, un Excel o Word)
Todos estos errores pueden evitarse si se elige un proveedor fiable y adaptado a la normativa.
Cómo evitar sanciones desde el primer día
La forma más eficaz de evitar cualquier sanción relacionada con Verifactu es asegurarte de que el software que utilizas ha presentado su declaración responsable. Este paso garantiza que tus facturas serán válidas, que cumplen con los requisitos de trazabilidad, integridad y inalterabilidad, y que están preparadas para la declaración de facturas electrónicas conforme a la normativa.
No es necesario tener conocimientos técnicos: basta con elegir una solución profesional que esté homologada. De esta forma, el cumplimiento será automático y podrás centrarte en tu negocio, sabiendo que tus procesos de facturación están en orden y blindados frente a inspecciones o errores sancionables.
Cómo presentar la declaración responsable de Verifactu
Con este trámite no tienes que preocuparte. La declaración responsable es un trámite responsabilidad absoluta del software de facturación que utilices. Es su competencia exclusiva, no la tuya pero, si es de tu incumbencia confirmar que la herramienta que estás utilizando esté adaptado a Verifactu a partir del 29 de julio de 2025 y garantizarte que haya gestionado esta declaración responsable.
Es un punto a tu favor y para aumentar tu tranquilidad como empresario y autónomo entender cómo se presenta, qué implica y qué ocurre si no se tramita correctamente. Es algo clave para elegir bien. Un sistema sin declaración responsable deja al usuario desprotegido ante Hacienda y expuesto a errores que podrían evitarse con una herramienta adaptada a Verifactu.
Dónde y cómo se presenta esta declaración
La declaración responsable se presenta a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Es el desarrollador del software o la empresa proveedora quien debe cumplimentarla, identificando el sistema, sus características técnicas y la modalidad elegida.
Este trámite es imprescindible para que el programa pueda generar registros de facturación válidos, y sirve como compromiso legal de que las facturas emitidas cumplirán con los principios de inalterabilidad, integridad y trazabilidad exigidos por la normativa.
Qué datos tiene la declaración responsable
Como usuario final no tienes que presentar esta declaración, pero es recomendable saber qué datos forman parte de ella. El proveedor del software debe indicar:
- Tipo de sistema de facturación (TPV, ERP, etc.)
- Modalidades que ofrece al usuario: con envío automático (Verifactu) o sin envío
- Mecanismos que garantizan la integridad de facturas y su inalterabilidad
- Formatos de archivo utilizados y codificación aplicada
- Medidas de trazabilidad implementadas
Estas características deben estar documentadas en el momento de emitir la declaración responsable para garantizar que el sistema cumple con la declaración de Verifactu.
Qué sucede si el software no presenta la declaración responsable a tiempo
Si el proveedor del software no presenta la declaración responsable a tiempo (antes del 29 de julio de 2025), el sistema no podrá utilizarse conforme a Verifactu. Esto implica que las facturas emitidas podrían considerarse no válidas, lo que afectaría a su aceptación fiscal y contable.
Lo importante para ti como empresario / autónomo es que si se detecta que un negocio emite facturas sin un software que haya declarado su conformidad, se pueden aplicar sanciones a evitar en facturas, especialmente si no se garantiza la inalterabilidad o la trazabilidad de la información.
Software actualizado a Verifactu con declaración responsable
El uso de un software de facturación que haya presentado su declaración responsable ante la Agencia Tributaria es esencial para cumplir con la normativa Verifactu. No todos los sistemas están adaptados ni lo van a hacer. Trabajar con uno que sí lo esté te garantiza que las facturas cumplen con los requisitos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad. Además, permite operar tanto en modalidad con envío automático como sin él, dependiendo de las necesidades del usuario.
Declaración responsable desde el panel de configuración
Los softwares adaptados a Verifactu, como Cegid Contasimple y otras soluciones de facturación de Cegid, permiten consultar en cualquier momento si su sistema ha presentado correctamente la declaración responsable ante Hacienda. Esta información suele estar visible en el panel de configuración o en el área de cumplimiento normativo del programa. Además, muchos permiten elegir entre operar en modo Verifactu o no Verifactu, en función de si se desea enviar automáticamente las facturas o simplemente garantizar su trazabilidad e inalterabilidad.
Esta transparencia es clave: permite al usuario comprobar que el software está alineado con los requisitos legales y que las facturas emitidas cumplen con la normativa vigente en materia de declaración de facturas electrónicas. Exige poder comprobar el estado de la declaración responsable en todo momento a tu software. Si no te lo ofrece, mejor descartarlo ahora que arriesgarte a posibles multas y sanciones.
Ventajas de usar un software adaptado a Verifactu y la Ley Antifraude
Contar con un software que haya presentado su declaración responsable no solo permite operar dentro del marco legal, sino que también evita sanciones y facilita la automatización de procesos clave. Entre sus principales ventajas están:
- Cumplimiento técnico con los requisitos del Reglamento Verifactu
- Generación de registros de facturación inalterables
- Facilidad para declarar facturas electrónicas con validez legal
- Mayor control documental sin aumentar la carga administrativa
Esta adaptación es especialmente relevante para autónomos, pymes y negocios con gran volumen de facturación que necesitan operar con seguridad jurídica sin complicaciones técnicas.
Preguntas frecuentes sobre la declaración responsable de Verifactu
¿Es obligatorio presentar la declaración responsable?
Sí, pero no es el autónomo ni la empresa quien la presenta, sino el proveedor del software de facturación. Esta declaración es obligatoria para que el programa pueda considerarse conforme al Reglamento Verifactu. Sin ella, el sistema no podrá garantizar legalmente la inalterabilidad, integridad ni trazabilidad de las facturas. Debes exigirlo a tu solución de facturación.
¿Qué pasa si emito facturas con un software sin declaración?
Si el software que utilizas no ha presentado su declaración responsable, tus facturas pueden considerarse no válidas a efectos de Verifactu. Esto puede suponer sanciones, dificultades en la deducción del IVA, y problemas en caso de inspección. Es imprescindible confirmar que el sistema elegido ha formalizado su declaración de Verifactu ante la Agencia Tributaria.
¿Qué diferencia hay entre integridad y trazabilidad?
La integridad de una factura se refiere a que su contenido no ha sido alterado desde el momento en que fue emitida. La trazabilidad, por su parte, permite reconstruir todo el historial del documento: cuándo se creó, si fue modificada, quién la generó y en qué momento. Ambas condiciones son obligatorias en los registros de facturación conforme a Verifactu.
¿Qué documentación debo conservar tras declarar las facturas?
Debes conservar todos los registros electrónicos generados por el software, incluidas las facturas emitidas, los códigos identificativos únicos, las evidencias de integridad y trazabilidad, y cualquier archivo asociado a la declaración. Esta documentación debe mantenerse accesible durante al menos cuatro años, conforme a la normativa fiscal.
H3. ¿Ha presentado ya Cegid la declaración responsable?
Sí. Cegid ha presentado la declaración responsable de todas sus soluciones adaptadas a Verifactu, tal y como exige el Reglamento de Verifactu. Esto significa que es un software homologado, preparado tanto para operar en modalidad Verifactu como en modalidad no Verifactu, y que sus registros de facturación cumplen con los requisitos de integridad, inalterabilidad y trazabilidad.
Como autónomo o empresario, ¿tengo algo que ver con la declaración responsable?
No directamente pero sí en realidad. La presentación de la declaración responsable es responsabilidad del proveedor del software de facturación. Sin embargo, como usuario, sí tienes la obligación de utilizar un programa que la haya presentado correctamente. Es tu deber verificar que el sistema que usas está actualizado y adaptado al Reglamento Verifactu. Esa elección es la que te permitirá emitir facturas válidas y protegidas ante la Agencia Tributaria.
Conclusión: adapta tu facturación al nuevo escenario con seguridad y control
El modelo Verifactu redefine por completo la forma de emitir y conservar las facturas electrónicas en España. Como autónomo o pequeña empresa, no necesitas saberlo todo, pero sí debes asegurarte de que tu software lo cumple todo, al detalle y está homologado. La clave está en elegir una herramienta que haya presentado su declaración responsable y que garantice que tus facturas cumplen con los principios de trazabilidad, integridad e inalterabilidad.
Con un sistema actualizado y validado, podrás trabajar con tranquilidad, evitar sanciones y adaptarte sin complicaciones al nuevo escenario digital que ya está en marcha.
