El software de doble uso ha sido una de las mayores preocupaciones de la Agencia Tributaria en los últimos años. Son programas que permiten llevar una contabilidad en B y que se utilizan por empresas que pretenden disminuir sus declaraciones de impuestos. Estos programas informáticos ahora ya han sido prohibidos por la Ley Antifraude, pero ¿cuáles son sus características más relevantes?
A lo largo de este artículo vamos a explicar cómo funciona el software de doble uso y también profundizaremos sobre sus posibles aplicaciones. Además, detallaremos lo que dice la Ley Antifraude sobre ellos y ofreceremos alternativas legales para digitalizar la contabilidad de los negocios sin incurrir en sanciones de Hacienda.
Qué es el software de doble uso
A primera vista, este tipo de herramientas no difieren demasiado de cualquier otro programa de gestión contable y facturación. Pero, en cuanto se profundiza un poco, se encuentran mecanismos que permiten a los empresarios manipular cualquiera de los datos sin que esto quede reflejado en el sistema.
Así, al contrario que los programas tradicionales, se puede crear un doble registro. Uno de ellos oficial, que es el que es presentado ante la Agencia Tributaria, y también otro paralelo, más conocido como “Caja B”. Gracias a este tipo de aplicaciones era común encontrar empresas que reducían la base imponible de sus tributos de manera fraudulenta.
Cómo funciona el software de doble uso
Ahora que hemos visto qué es el software de doble uso, vamos a profundizar sobre su funcionamiento. Para operar todos estos programas de doble uso utilizan lo que se conoce como configuración dual. Es decir, durante el proceso contable, el sistema registra todas las operaciones. Sin embargo, lo hace mediante dos flujos diferentes. Por una parte, se encuentra el oficial. Este es qul que se emplea para elaborar las declaraciones fiscales, y también el que se entrega a los técnicos de Hacienda si se sufre una inspección. Normalmente, quienes hacen uso de este software reducen las ventas y también inflan los gastos asociados a la actividad en este flujo. Por otro lado, el programa utiliza un flujo B que almacena de manera independiente toda la información sobre las transacciones que realmente se han llevado a cabo.
Para llevar a cabo este doble flujo, el empresario tiene que haber programado previamente qué quiere que aparezca en cada uno de ellos. No es algo difícil, ya que los algoritmos de estas aplicaciones son capaces de distinguir qué información debe considerarse oficial y cuál suprimir o modificar. Estos programas de doble uso son muy difíciles de detectar por los técnicos de Hacienda, y solo mediante un examen exhaustivo es posible encontrar las discrepancias, ya que no existe ningún certificado de software de doble uso ni nada parecido.
La mayoría de empresas que utilizan esta estrategia lo hacen en negocios de venta minorista. Y es que de esa forma pueden hacer que algunos tiques en realidad no figuren en la contabilidad, o que lo hagan con importes inferiores a los que realmente se han facturado. En empresas que trabajan con otros profesionales esto resulta mucho más difícil, ya que ambas partes deben presentar su facturación y daría lugar a numerosas alertas por parte de Hacienda.
Las consecuencia del software de doble uso para las arcas públicas
El software de doble uso para Hacienda siempre ha sido su centro de atención. La economía sumergida tiene unas graves consecuencias para la recaudación pública, y estos programas contribuyen a incrementar las cifras. De hecho, según estimaciones de la Agencia Tributaria, podría ser responsable de un fraude que alcanzaría los 200.000 millones de euros al año, unas cifras que podrían estar restando, aproximadamente, 60.000 millones de euros de recaudación para el sector público.
Características clave de estas aplicaciones
Como ya hemos visto, todos estos programas generan dos registros contables. Y lo hacen mediante un par de funciones que debes conocer:
Manipulación y falsificación de los datos almacenados
Mediante un área de usuario oculta se pueden modificar, ocultar o eliminar asientos contables. Además, como hemos explicado, este proceso también se puede realizar de manera automática, de forma que son los algoritmos los que deciden qué datos eliminar o alterar.
Integración con herramientas legítimas
Muchos de estos programas también pueden vingularse con TPV, ERPs y programas CMS legales, lo que hace todavía más complicado detectarlos. Una vez reciben la información de estos sistemas, posteriormente la modifican para reducir la carga fiscal ilegalmente.
La Ley Antifraude y el control del software de doble uso
La Agencia Tributaria nunca ha permitido el uso de medios informáticos para prácticas fraudulentas. Sin embargo, no había una normativa que penalizase directamente su uso. Pero dada la sofisticación de las últimas técnicas de evasión fiscal, el Gobierno ha considerado necesario introducir medidas específicas en la legislación para frenar su crecimiento. Y para la prohibición del software de doble uso se ha empleado la Ley Antifraude, en la que se establecen muchas más armas para luchar contra la manipulación contable.
Entre las medidas más interesantes está la modificación del artículo 29 de la Ley General Tributaria, que ahora dice lo siguiente:
La obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. Reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad.
Es decir, esta norma penalizará, a partir de ahora, tanto a quienes hagan uso de estos programas informáticos como a sus desarrolladores. Y para garantizar este punto se establecen algunas sanciones que vamos a mostrarte a continuación.
Qué multas establece Hacienda por emplear un software para llevar una contabilidad paralela
La prohibición del software de doble uso trae consigo importantes sanciones. Pero tenemos que diferenciar entre cliente y proveedor, ya que las multas no son iguales, y tampoco lo son las causas por las que se penaliza.
En el caso de los fabricantes y desarrolladores la Agencia Tributaria ha establecido, en el artículo 201.bis de la Ley General Tributaria, una multa que puede alcanzar los 150.000 euros para quienes no se ajusten a todas las especificaciones exigidas por Hacienda para los programas contables. Y en el apartado 1 de ese artículo muestra todos los casos en los que puede sufrirse una multa:
- Los programas que permitan llevar contabilidades distintas.
- Los que permitan no reflejar, ya sea total o parcialmente, todos los asientos realizados.
- Los que dejen al usuario reflejar transacciones diferentes de las reales.
- Cuando puedan alterarse transacciones ya registradas previamente.
- Cuando no se garantice la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
Y, por último, con una sanción inferior, de tan solo 1000 euros, también se sancionará a los programas que cumplen todos los requisitos, pero que no han sido certificados. Ya que esto ahora es obligatorio.
¿Existe algún motivo que pueda incrementar estas multas? Lo cierto es que si nos atenemos al criterio de Hacienda, los 150.000 euros fijados son por cada ejercicio en el que se haya comercializado la aplicación. Y si un mismo desarrollador ha creado varias aplicaciones, cada una de ellas podría enfrentarse a una misma multa de 150.000 euros. Por tanto, se trata de cifras muy elevadas.
Los empresarios que utilicen estos programas también van a enfrentarse a sanciones muy duras, que en este caso pueden alcanzar los 50.000 euros por ejercicio. Teniendo en cuenta que la Inspección puede investigar los últimos cuatro años, el montante podría alcanzar los 200.000 euros. Además, si se han emitido facturas falsas o se han manipulado datos, esta cifra podría ser superior.
Los plazos que tienen las empresas para adaptar sus programas a la nueva ley
El software de doble uso para Hacienda siempre ha sido una prioridad. Y fue una de las razones para la entrada en vigor de la Ley Antifraude que ha cambiado para siempre las reglas del juego en lo referente a los softwares contables. Pero una de las reivindicaciones de los empresarios fue contar con un periodo de adaptación que facilitase el cambio a programas homologados por Hacienda. El pasado 28 de octubre de 2024 se publicó una orden ministerial en la que se establecían todos los requisitos para estas aplicaciones, y Hacienda otorgó un plazo máximo de nueve meses para que todos los empresarios y profesionales hiciesen la transición. Por tanto, la fecha límite para contar con programas autorizados por Hacienda se ha fijado el día 29 de julio de 2025.
¿Es posible conocer si un software está homologado por la Agencia Tributaria?
Pero entonces, si ya hemos explicado que no hay ningún certificado de software de doble uso, ¿cómo pueden saber las compañías que su programa es legítimo? Por suerte hay varias cosas que ayudarán a los emprendedores a reconocer este aspecto. Como es lógico, las empresas deben contar con garantías que les permitan certificar la validez de sus programas contables. Por eso, todos ellos deben contar con una declaración responsable que garantice la legalidad de su software.
Pero hay algunas pistas que pueden ayudarte a conocer si se están cumpliendo todos los requisitos. Por un lado, los datos introducidos en el programa no deben poder borrarse bajo ningún concepto, ni tampoco modificarse. Además, las facturas emitidas tienen que integrar el código QR que permite a los clientes verificar la autenticidad de esta mediante Verifactu.
Por último, todos los datos incluidos en el programa deben contar con una correcta trazabilidad que permita certificar la integridad de los registros. Ya que estos, posteriormente, deben ser accesibles para los técnicos de Hacienda.
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